Escolher o sistema telefônico certo desde o início é sempre o melhor caminho, mas nem sempre o mais econômico. Antes de ir à loja eletrônica local e pegar o telefone comercial multilinha mais barato que você pode encontrar, aqui estão algumas dicas que você deve ter em mente.

Muitos telefones empresariais multi-linha têm um conjunto de recursos bastante decente, como correio de voz, identificador de chamadas, ID de chamada em espera, chamada de 3 vias e intercomunicação (em configurações de vários telefones). Esses telefones integram a Key System Unit (ou KSU) no próprio telefone, o que significa que cada telefone individual funciona como seu próprio “minipelefone”. O termo KSU, (unidade de sistema de chave, unidade de sinalização de chave ou unidade de serviço de chave) remonta aos primeiros sistemas de telefone do dia, é basicamente “o cérebro” do sistema telefônico. Todos os dados de processamento de chamadas e interface de linha telefônica são executados pela KSU. Para muitos pequenos escritórios com menos de 4 telefones (ramais) e 4 linhas telefônicas, esses telefones multilinha são adequados e econômicos. No entanto, à medida que um negócio cresce, as muitas desvantagens desses telefones começam a mostrar seus méritos.

Em comparação, os telefones comerciais multilinha são vendidos com o termo de marketing “design sem KSU”, que se traduz (na mente dos compradores) em custos gerais reduzidos. Sistemas de telefonia pequenos, por outro lado, incluem uma unidade KSU separada ou “Cérebro” além de cada telefone. Uma grande desvantagem surge quando você está conectando seus telefones com as linhas da companhia telefônica. O KSU atua como a “interface de linha”, para um sistema telefônico, todas as principais conexões do sistema terminam na KSU. Agora, com cada telefone multilinha atuando como seu “mini sistema telefônico” telefone rural, cada telefone agora precisa de conexões diretas para cada linha telefônica.

Uma única linha telefônica consiste em 1 par de fios. Quase todos os telefones com várias linhas suportam até 4 linhas, o que significa que cada telefone multilinha precisa de até 4 pares de fios ou o equivalente a um cabo Cat5e padrão. Quando você começar a adicionar mais telefones sem KSU ao seu escritório, você deve levar em conta o custo para instalar outra gota de cabo cat5e (ou cat5). Você também deve contabilizar os blocos de terminação adicionais em seu armário de telefone, onde todos esses telefones devem ser “Bridged” (ou compartilhados) para as 4 linhas telefônicas. Como você pode imaginar, para instalações com mais de 4 ou 5 telefones, o aspecto da fiação pode ficar bastante complexo. Qualquer coisa com mais de 6 ou 7 telefones será uma confusão de fiação, se feita de forma não profissional, o que aumenta o custo desses sistemas de baixo orçamento. No entanto, esta ligação em ponte é como os telefones multi-linha “intercomunicação” uns aos outros. Ao enviar um sinal sobre cada linha em ponte, cada ramal pode se comunicar sem realmente amarrar nenhuma das quatro linhas telefônicas. Desde que cada telefone multilinha esteja conectado a todas as 4 linhas (ou ao número correspondente de linhas, se menor que 4), cada telefone pode intercomunicar-se internamente, mantendo as linhas telefônicas livres para chamadas externas.

Sistemas de Telefones Pequenos, por outro lado, que vêm equipados com uma unidade KSU dedicada e separada, têm uma vantagem distinta em ambas as áreas. Ter uma única unidade KSU significa um único ponto de interface para as conexões da linha telefônica. Muitos pequenos sistemas telefônicos precisam apenas de um único par de fios para conectar cada ramal. Isso significa que, se você estiver implantando vários telefones em uma área específica, poderá economizar muito nos custos de cabeamento fazendo com que seu contratado “divida” o único cabo Cat5e em, no máximo, 4 conectores de telefone individuais! – Isso se torna muito econômico ao implantar telefones adicionais. (No entanto, muitos profissionais só dividirão um único cabo Cat5 uma vez para dois conectores telefônicos, deixando os demais fios como pares sobressalentes). O gerenciamento de cabos se torna muito mais fácil (e mais limpo), já que você não precisa se preocupar em ligar 10 telefones a 4 linhas telefônicas. Um único par de fios (para conectar a um telefone) dos 3 ou 4 pares em um cabo de telefone padrão é suficiente para tantas linhas quantas o sistema telefônico pequeno puder manipular, já que as conexões de linha reais estão na unidade KSU dedicada e não em o telefone individual.

Outra vantagem para o pequeno sistema de telefonia é a facilidade de transição para um sistema telefônico maior. O esquema de fiação na maior parte permanecerá o mesmo, embora a instalação de mais cabos cai para novas áreas. Não é exatamente o mesmo para os telefones comerciais com várias linhas. Dependendo de como cada telefone foi “transposto” para interagir com essas 4 linhas telefônicas, todo esse esquema de fiação pode precisar ser desfeito, já que a maioria dos sistemas telefônicos pequenos (e grandes) exigem conexões individuais (não conectadas ou compartilhadas) à KSU.